Microsoft 365 Copilot: gestão e compartilhamento de arquivos com SharePoint e OneDrive

SharePoint e OneDrive, diferenças e usos - Introdução

Dando boas-vindas e contextualizando ferramentas

Bem-vindes ao nosso curso sobre arquivos e compartilhamento com o SharePoint (plataforma SharePoint) e o OneDrive (serviço OneDrive). Vamos explorar esses conceitos e aprender as diferenças entre essas ferramentas.

Audiodescrição: A pessoa instrutora está em um estúdio bem iluminado, enquadrada do peito para cima, vestindo roupa casual e utilizando microfone de lapela, diante de um fundo neutro com uma prateleira discreta ao lado contendo alguns objetos decorativos.

Explicando versões, diferenças e integrações

Investigaremos por que, em algumas situações, ao compartilharmos um arquivo, é gerada uma nova versão e, posteriormente, não sabemos com precisão em qual versão estamos trabalhando. Veremos tudo isso neste curso, com foco em apresentar as diferenças, os detalhes e como utilizar o SharePoint (plataforma SharePoint) e o OneDrive (serviço OneDrive).

Também abordaremos um pouco do Teams (aplicativo Microsoft Teams), para entendermos o que ocorre quando compartilhamos algo diretamente no Teams (aplicativo Microsoft Teams) e como isso se relaciona com o SharePoint (plataforma SharePoint) e o OneDrive (serviço OneDrive).

Será um percurso proveitoso, no qual veremos diversos tópicos interessantes.

Fornecendo audiodescrição para acessibilidade

Para fins de acessibilidade, apresentamos nossa audiodescrição.

Audiodescrição: Roberto Sabino é um homem de pele clara, com cabelo e barba escuros; a barba já está bastante grisalha e o cabelo está começando a ficar grisalho. Veste uma camiseta tipo polo, e a parede ao fundo está iluminada com uma luz azul.

Antecipando atividades e próximos passos

Neste curso, revisaremos os conceitos mais importantes para utilizar, no dia a dia, com firmeza, segurança e tranquilidade, as aplicações da Microsoft (Microsoft) e do Microsoft 365 (Microsoft 365).

Vamos abordar atividades como trabalhar com arquivos, realizar compartilhamento de arquivos, lidar com planilhas, apresentações e PDFs. Trataremos também de situações em que compartilhamos conteúdos, inclusive quando enviamos por e-mail e, posteriormente, percebemos que não era a versão correta.

Veremos todos esses cenários e aprenderemos os detalhes. Queremos que você conheça cada detalhe do processo. Faremos isso a partir do próximo vídeo.

Esperamos você!

SharePoint e OneDrive, diferenças e usos - A presidente não encontra informação

Introduzindo os objetivos da aula

Vamos iniciar nosso percurso para entender, de uma vez por todas, quais são as diferenças e como usamos OneDrive (armazenamento em nuvem da Microsoft) e SharePoint (plataforma de colaboração), quais são as vantagens de cada um e em quais situações devemos evitar determinados usos, a fim de não criar versões de arquivos desnecessárias.

Para começar, sabemos que você provavelmente utiliza essas ferramentas diariamente. Pedimos paciência nesta primeira aula. Vamos explorar detalhes do básico, porque também podem faltar alguns pontos. No dia a dia, você realiza muitas tarefas e várias das informações que apresentaremos aqui já são conhecidas, mas pode haver um detalhe que fará diferença. Portanto, assista à aula, mesmo sendo mais básica.

Contextualizando perfis e cenário

Vamos iniciar com uma situação. Provavelmente você já acompanhou, nos outros cursos desta formação, que estamos utilizando perfis, e esses perfis têm diferentes exibições. Aqui, estamos utilizando o perfil de Patti Fernandes. Patti Fernandes ocupa a presidência da empresa. Patti Fernandes acessou o Teams (aplicativo de colaboração) e solicitou a John Ramirez e a Ligu. Ligu exerce a liderança de John Ramirez. Em nossos perfis, John Ramirez é a pessoa responsável por Microsoft 365 (pacote de produtividade), cuidando das atividades operacionais; Ligu exerce a liderança e Patti Fernandes ocupa a presidência da empresa.

Patti Fernandes criou um chat (bate-papo) de grupo. Já afirmamos diversas vezes durante esta formação, em outros vídeos também, que o chat (bate-papo) de grupo não é uma boa prática, mas sabemos o que acontece no dia a dia. Primeiro ponto: foi criado o chat (bate-papo) de grupo com a solicitação da última versão do relatório de licenças do projeto.

Compartilhando o relatório e surgindo divergências de versão

John Ramirez, responsável pela elaboração desse relatório no cotidiano operacional, enviou o arquivo informando que encaminharia o plano. Observamos que o arquivo está no OneDrive (armazenamento em nuvem da Microsoft) de John Ramirez, pois aparece o rótulo Personal (pessoal), associado ao usuário de John Ramirez. Muito provavelmente, essa informação indica que se trata de um arquivo localizado no OneDrive (armazenamento em nuvem da Microsoft) pessoal de John Ramirez.

Em seguida, Ligu, liderança de John Ramirez, informou a Patti por e-mail a versão consolidada na reunião da tarde e acrescentou que provavelmente havia uma atualização nova. Sabemos que isso acontece no dia a dia; infelizmente, sim.

A gerência realizou uma reunião com a presidência, atualizaram um arquivo, e John Ramirez, responsável por esse arquivo, não tinha essa versão. Aí começa o problema, mas há outro ponto: Ligu repassou essa versão para Patti Fernandes. Ao final, Patti questionou se existe alguma forma de evitar problemas de versões, informou que precisou editar uma das quantidades e pediu que validássemos se está correto. Veremos essa validação mais adiante. Primeiro, vamos mostrar como Ligu compartilhou esse arquivo.

Acessando o link e identificando a origem do arquivo

Entraremos em alguns detalhes que merecem atenção, pois fazem diferença.

Estamos na caixa de correio de Patti Fernandes, que recebeu um link enviado por Ligu. Ao clicar no link, o comportamento normal, se estivermos usando o Outlook (Outlook) na web, no navegador, é abrir o Excel (Excel) também no navegador. Esse arquivo que Ligu compartilhou, e que foi indicado como o editado naquela tarde, parecia, segundo a intenção de Ligu, estar sendo compartilhado a partir do SharePoint (SharePoint). Podemos afirmar que houve essa suposição, mas isso não ocorreu.

Observa-se algo que pode causar estranhamento para quem não está familiarizado: está escrito aqui SharePoint (SharePoint) e, em seguida, “Personal”, e aparece Ligu como usuário, com um identificador que começa por LIGWGJGV. Isso nos leva a crer que o compartilhamento está no OneDrive (OneDrive) de Ligu, embora a intenção fosse utilizar o SharePoint (SharePoint).

Comparando versões e anunciando próximos passos

Por que isso aconteceu? Precisamos observar com calma. É possível ver que este arquivo realmente apresenta “120” aqui e contém uma tabela; ele é diferente do arquivo compartilhado por John Ramirez. Talvez não seja perceptível de imediato, mas no arquivo de John Ramirez aparece “100”, não “120”. Essa foi a edição feita por Ligu. O que nos preocupa, neste caso, é que Ligu compartilhou algo que estaria no SharePoint (SharePoint), mas isso terminou no OneDrive (OneDrive).

Faremos vídeos mais curtos para não nos perdermos. No próximo vídeo, mostraremos como Ligu compartilhou esse arquivo e quais problemas ocorreram. Vamos ver em detalhe e compreender bem esta primeira aula, que é muito importante para entendermos toda a base.

Nos encontramos no próximo vídeo.

SharePoint e OneDrive, diferenças e usos - O erro ao compartilhar arquivos

Analisando a perspectiva de Ligu

Vamos analisar como Ligu compartilhou o arquivo com Patti Fernandes. Patti Fernandes escreveu; agora vamos olhar sob a perspectiva de Ligu.

Vamos localizar o que precisamos. Há várias janelas abertas, pois precisamos considerar todas as perspectivas agora. Ligu está no e-mail, na pasta Itens Enviados. Ele enviou o plano de transformação digital. Como fez isso? Quando vai enviar o e-mail? Agora assumimos o papel de Ligu. Se formos enviar o e-mail para Patti Fernandes, enviaremos o plano de transformação digital.

Priorizando o Outlook na versão web

Estamos priorizando a visualização pela versão web, primeiro porque o Outlook (Outlook) é muito similar na versão web e no aplicativo; está quase igual. Além disso, muitas pessoas utilizam a versão web e, às vezes, ela tem alguma limitação, o que pode tornar algumas ações um pouco mais trabalhosas.

Ao adicionar um anexo, uma das formas é selecionar a opção de anexar um item. Isso permite escolher arquivos mais recentes, usar algo neste navegador — ou melhor, neste computador —, usar algo no OneDrive (OneDrive), carregar e compartilhar, ou inserir o link. Se maximizarmos a janela de composição para usar toda a tela, teremos essas mesmas opções disponíveis. Assim, conseguimos compartilhar ou anexar o arquivo.

Configurando múltiplos OneDrives e integrando com o SharePoint

Também podemos, e aqui começam a surgir variações, usar o nosso OneDrive (OneDrive) como se fosse o nosso Windows (Windows). Neste caso, observando a configuração, temos nossos OneDrives (OneDrives), que são realmente nossos, e há um OneDrive (OneDrive) adicional que colocamos do John para utilizarmos durante o curso. É possível ter essa configuração? Sim, mas não recomendamos. Isso não é ideal: trata-se de uma conta pessoal, de uma conta da Office Resolve (empresa do instrutor) e de um OneDrive (OneDrive) desta conta dos personagens, dos perfis que estamos utilizando. O OneDrive (OneDrive) consegue lidar com isso. É possível usar, por exemplo, uma conta pessoal ou uma corporativa sem problema? Sim, é possível, mas precisamos tomar algumas precauções.

Há um ponto que começa a complicar. Por exemplo, o que Ligu fez? Ele sincronizou isso com o SharePoint (SharePoint). Como sincronizou? Voltando à perspectiva de Ligu, este é o OneDrive (OneDrive) dele no navegador. No OneDrive (OneDrive) no navegador, aparece na parte inferior, em uma seção como Quick Access (Acesso rápido), os times, os portais e os grupos do SharePoint (SharePoint), caso tenhamos criado algo no Teams (Teams). No fundo, tudo faz parte do Microsoft 365 (Microsoft 365): é como se OneDrive (OneDrive) e SharePoint (SharePoint) estivessem integrados.

Quando compartilhamos algo a partir do nosso OneDrive (OneDrive), inicialmente aparece “My SharePoint (Meu SharePoint)”. Isso já demonstra que a solução é integrada.

Sincronizando pelo Acesso rápido

O que Ligu fez, então? Acessou essa seção de Quick Access (Acesso rápido) e decidiu o seguinte: estamos utilizando muito esse recurso, precisamos acessá-lo o tempo todo e queremos tê-lo em nossa máquina.

O que vamos fazer? Nós acessamos o menu de três pontos (...) e utilizamos a opção de sincronização. Podemos fazer isso. É uma boa prática, pois mantém tudo sincronizado com nossa máquina e facilita o trabalho. Não precisamos nem entrar no nosso OneDrive (OneDrive) pela web (web). Precisamos apenas ter cuidado, especialmente ao compartilhar conteúdo.

Ao clicar em sincronizar, observamos a interface: na parte superior está a área do OneDrive (OneDrive), os OneDrives (OneDrives) e o Início. Em seguida, há a seção "Início rápido", com os itens que fixamos. Na parte inferior, além do nosso computador, aparecem os conteúdos sincronizados com o computador. Esses são conceitos importantes para compreendermos.

Entendendo a sincronização por dispositivo

Quando acessamos o SharePoint (SharePoint) ou, sob a perspectiva do Ligu, realizamos ações tanto no OneDrive (OneDrive) quanto no SharePoint (SharePoint) ou até no Teams (Teams), ao sincronizar, sincronizamos com o computador, com esta máquina específica. Não sincronizamos com o nosso OneDrive (OneDrive) em si; sincronizamos com a máquina local. Tanto é assim que, se estivermos utilizando outro computador, outra máquina ou outro computador portátil, precisaremos sincronizar novamente, caso necessário. O mesmo vale para um grupo ou para uma biblioteca. Inclusive, se tivermos sincronizado uma biblioteca, será necessário sincronizá-la novamente ao usar outro computador portátil, por exemplo.

Nós sincronizamos aqui; Ligu também sincronizou. Assim, ao acessar, ele tem o projeto "transformação digital" na máquina. Em seguida, ele entra na pasta "Finanças".

Compartilhando o arquivo por e-mail a partir do SharePoint

Vamos enviar um e-mail. Para facilitar, organizamos as janelas. Criamos um novo e-mail. O arquivo plano de transformação é o que desejamos compartilhar. Esse arquivo está no SharePoint (SharePoint). Ele foi sincronizado com o OneDrive (OneDrive), mas pertence a um grupo do SharePoint (SharePoint) — pode ter sido criado em um grupo ou em um canal —, portanto está sincronizado com o SharePoint (SharePoint).

Ao clicar, arrastar e soltar o arquivo no e-mail, aparecem duas opções: Carregar no OneDrive e Compartilhar link (hiperlink). Vamos tentar ampliar a visualização. Muitas vezes fazemos esse procedimento sem perceber os detalhes: Carregar no OneDrive e Compartilhar link (hiperlink). Essa ação não compartilha o SharePoint (SharePoint); ela carrega no OneDrive (OneDrive) e compartilha o link (hiperlink).

Ligu disse que não queríamos anexar o arquivo, pois não desejávamos criar uma nova versão desse arquivo; queríamos um link (hiperlink). Então, ele executou esse procedimento. Ao fazer isso, na prática, cria-se um novo arquivo; nesse ponto, o novo arquivo seria criado. O sistema ficou lento porque havia muitas aplicações abertas, mas foi exatamente esse o procedimento que realizamos. Como não funcionou, vamos excluir o rascunho. O e-mail seria enviado para Paty Fernandes.

No próximo vídeo, queremos mostrar que isso, na verdade, não é um SharePoint (SharePoint); é um OneDrive (OneDrive). Vamos verificar isso e analisar os detalhes no próximo vídeo.

Sobre o curso Microsoft 365 Copilot: gestão e compartilhamento de arquivos com SharePoint e OneDrive

O curso Microsoft 365 Copilot: gestão e compartilhamento de arquivos com SharePoint e OneDrive possui 127 minutos de vídeos, em um total de 35 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de IA para Criativos em Inteligência Artificial, ou leia nossos artigos de Inteligência Artificial.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• SharePoint e OneDrive, diferenças e usos
• Integração OneDrive e Copilot Chat
• Integrando SharePoint, Teams e OneDrive na prática
• Organizando informações no SharePoint
• Integrando SharePoint, OneDrive e Copilot